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會議策劃

一、會議策劃的準備工作

  優良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提。完整的會議策劃是一個節奏分明、條理清楚、面面俱到的完美計劃。只有通過專業的會議策劃和充分準備的會議、展覽才能取得預期效果。

  1. 會前準備: 會場選定,議程安排,報名處理,翻譯服務,紀念品制作,傳媒連系,新聞 稿撰寫,記者會安排,文宣印制,資料分發,人力支持

  2. 辦理報到: 確認手續,機場接受,住宿分配,膳食安排

  3. 會議進行: 開/閉幕活動,接待事務,名人演講與專題討論,視聽器材,大會司儀,酒 宴茶點,同步翻譯

  4. 財物管理: 大會預算,財務報表,會期中之財管人力支持

  5. 交通: 會議前/后之食宿與旅游,機位之預訂與確認,全程之交通服務,

  6. 旅游會后之參觀、游覽與休閑活動 。

  一次成功的旅游考察最整個會議的效果又豈止點睛之筆,除了給您和您的朋友一個放松和調節的時間,而這良好和熱烈的氛圍之下,又怎能不再結識多一些朋友、給您的事業創造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您開口,我們就為您貼身打造合適的線路和報價。景點景區、旅游空調用車、旅游保險、優秀導游服務 ,一應俱全。

二、會議策劃的實施工作

  會議策劃是會議的生命力所在,獨具匠心的會議策劃是會議成功的前提?;嵋椴呋ǎ褐魈庠穸?、模式定位、議程安排、組織協調、公關關系、媒體報道。富有創意、令人稱絕是我們努力的方向。從會議環境、會議布置到大型展覽都能顯示出獨特的格調、非凡的品位,充分詮釋會議的宗旨是客戶的意圖。別出心裁、引人注目方能使會展活動引人入勝。
  
   好的會議策劃實際已成功了一半,包括會場預約、酒店預訂、負責會場的布局和會議所需設備安裝與調控、廣告禮品設計制作、禮儀接待、參會者的接送和餐飲、會間及會后相關活動的安排等。
  
   會場預約  
  
   我們將根據你的需要,為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求,為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。
  
   負責會場的布局,設備安裝調試
  
   我們將根據會議的具體情況,為您設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節;我們將根據您的需要,為您提供會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;我們將根據您的需要,提前為您調試好設備,并進行演練,確?;嵋櫚乃忱?。
  
   印刷材料的設計制作
  
   我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求,設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要,提前把印刷品送到會場或指定位置。
  
   參會者的接送
  
   我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
  
   參會者的餐飲
  
   我們將根據參會人員的喜好,為您預定各種形式的餐會:西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點,為您推薦不同的用餐地點。
  
   參會者業余時間的安排
  
   我們將根據參會人員的喜好,為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路,方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施,供你選擇。

三、現代的會議策劃人

   現代的會議策劃人每年要花去幾千小時進行策劃活動,從簡單的培訓會到涉及幾千個與會者和幾百個參展人員的大型會展不等。這是一個令人激動的、豐富多彩的和不斷發展著的職業。

  據《會議》雜志進行的一項調查顯示,現代會議策劃人有以下典型特征:

  l、男性(54%為男性,女性占46%);

  2、與大約11個同事共事于同一個部門;

  3、有8年的業內工作經驗;

  4、年薪52400美元(工資20000美元到90000美元不等,或者更多)

  會議策劃人主要職責包括預算、挑選會址、與飯店和航空公司以及賣主進行談判、制定活動計劃和貿易展覽計劃、確定餐飲品種、實施飯店及陸地交通的組織工作、進行會后總結,包括向參會人員進行調查并對每項活動所牽扯的接待設施和服務進行評估。

  為獲得最佳市場條件,許多會議策劃人同時附屬于幾家專業協會。對其專業而言,以下技術最為有用:杰出的口筆頭溝通能力和組織能力、領導素質、靈活性、應對壓力的能力。

四、淺談中小型會議策劃
   會議,故名思義“會而議”,而會議策劃則為“會而備”,下面就我個人會議策劃的經驗與心得淺作探討,借鑒給大家,共享會議策劃資源.

  會議籌備:會議籌備前期應該先羅列出會議籌備時需要做的工作。像明確會議宗旨、落實會議主題、會議名稱、會議時間、地點及參會代表,包括會場的確定、經費的談判等許多工作。而這些工作,光靠一個人是很難完成的,所以必須成立臨時會議籌備小組。

籌備組大致由以下成員組成:籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負責全過程的協調、安排工作。后勤處負責聯系各種會議所需的備品,包括聯系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等準備工作。秘書處負責的工作是整個會議的軟件部分,包括起草各種文檔、接待、協調等工作,是至關重要的?;嵋楸乇肝募幸韻錄父觶骸痘嵋橥ㄖ?、《嘉賓證(出席證)》、《會議服務指南》、《會議議程》、《會議注意事項》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等?!痘嵋橥ㄖ?、《嘉賓證(出席證)》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席,剩下的統一用會議文件袋裝好,備于會議前發給每個參會人員一份。

需要強調的是《會議服務指南》中須注明會議宗旨、會議時間、地點、參會人員名單及會場內情況的簡單介紹,最好附上一份會場地圖,便于參會人員了解會場情況;《會議議程》中包括整個會議的名稱、主題、時間安排、發言先后次序及發言主題、主辦單位與協辦單位等;《會議注意事項》主要是強調會議議題及宗旨,避免跑題、避免會場秩序混亂。

開會前的兩小時內籌備組必須布置好會議現場,一般中小型的會議現場布置要注意以下幾個方面:

  1、賓客姓名標簽的擺放

現在較為流行的是圓桌會議,因為這樣賓客不分主次、先后;但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦?那就只好選擇長型的,長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好,在這方面多用些心,這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方,賓客的主角坐在對面,依次類推,當然也可靈活掌握,但一定要有利于賓客的發言,提升會議氣氛。

  2、投影、擴音設備的提前布置調試

投影幕布盡量不要擋住會議室內會議主題幕布或條幅,擴音設備應于會議前1小時調試好。

  3、鮮花、水果的布置

鮮花一定要鮮艷,水果一定要新鮮、漂亮,這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。

當這一切準備工作全部到位后,或許會有提前到的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場,給每個與會人員發一份會議資料,包括會議文件袋、筆記本和筆。然后,當嘉賓陸續到齊后,招待各位嘉賓入位,并吩咐會場服務人員倒上茶水。

會議管理:會議管理看似簡單,但實質上如果要把它做好也是得廢一番苦心的?;嵋橐簿恐柿???崾只逕似鴇朔?、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說,會后發牢騷等現象,都是會議質量不高、會風不好的典型例子?;嵋楣芾硪齪瞇胱⒁庖韻錄父鍪孿睿?/P>

  1、召開會議須事先明確三個角色:會議主持、會議調度和會議記錄。

會議主持起到一個主線的作用,其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。

會議調度,起到把握整個會議主題,以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任,負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。

會議記錄,詳細記錄會議的要點和細節,準備會議紀要,以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用,負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要,最后確認執行人及完成時間。

  2、制定會議紀律并嚴格遵守。這個在給每個人發的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明,諸如,進入會場前把手機調至振動或關機,這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。

  3、主持人、調度人利用各種方法使會議緊扣主題,提升會議氣氛,使與會的每一個人都敢于說、參于說,從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情,只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的,真正有價值的才達到了會議的最高境界。

  會議追蹤:會議組織者除了通知、組織會議外,一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后,必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會議議項完成了,會議才真正結束了。

五、 會議策劃及實施基本內容和流程
   會議策劃就是根據你的需要,為您具體分析各種情況作出最完美的會議策劃;根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;根據會議對周邊環境的要求,為您確定具體舉辦地點;根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。
   負責會場的布局,設備安裝調試
   根據會議的具體情況,為您設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節;根據您的需要,為您提供會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;根據您的需要,提前為您調試好設備,并進行演練,確?;嵋櫚乃忱?
   印刷材料的設計制作
為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;根據會議的具體需求,設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我根據您的需要,提前把印刷品送到會場或指定位置.
1、 策劃
   會議策劃是會議的生命力所在,獨具匠心的會議策劃是會議成功的前提。策劃包括:主題擇定、模式定位、議程安排、組織協調、公關關系、媒體報道。
  
2、 設計
   別出心裁、引人注目方能使會展和大型文化體育活動引人入勝。富有創意、令人稱絕是我們努力的方向。從會議環境、會議布置到大型展覽都能顯示出獨特的格調、非凡的品位,充分詮釋會議的宗旨是客戶的意圖。
  
3、 設備
   同聲傳譯、多媒體、寬帶網、移動通訊。
  
4、 宣傳
   會議的目的是制造影響,發揮廣告難以發揮的作用?;嵋樾вυ諞歡ǔ潭壬暇褪敲教逍в?。有效組織媒體對會議進行頗具影響力的宣傳報道是本公司區別于其他同行的顯著特點之一。


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